En nuestro horizonte de servicios, trabajamos principalmente con empresas PyME en una modalidad de asistencia regular. Esto implica que estamos día a día, semana a semana y mes a mes trabajando con nuestro cliente en la adopción de capacidades digitales. En ese marco, logramos en un caso reciente un nivel de automatización de tareas administrativas que creemos importante compartir, para conocer las herramientas con las que cuenta Plataforma ERP en su versión 6048.

El contexto de negocio es una empresa importadora de productos eléctricos, con una amplia trayectoria en el mercado local. Esta empresa cuenta con Plataforma ERP desde el año 2008. El foco de las mejoras planificadas está en el circuito comercial y de expedición.

El proceso inicial, del cual partimos, estaba representado por las siguientes operaciones:

• Nota de pedido: ingresan pedidos de venta de distintos orígenes (E-Commerce, atención telefónica, etc.)
• Control de crédito: usando el modelo estándar de control de crédito de Plataforma ERP, la empresa asegura que los pedidos se revisen en basa a distintos parámetros de cuenta corriente
• Preparación: el resultado de este proceso era el registro, en Plataforma ERP, de remito y factura en forma simultánea, escaneando los códigos de barra de los ítems recolectados en el depósito
• Autorización de facturas electrónicas: este paso implicaba ir enviando lotes a AFIP desde el sistema
• Impresión de remitos y facturas: como documentación respaldatoria del paquete en viaje

Con las nuevas versiones de Plataforma ERP, pasamos a un proceso con algunos controles adicionales, y también con algunos pasos que se hacen en forma automática y desatendida. Pasamos al siguiente proceso:

• Nota de pedido: en este paso, agregamos una automatización para que los ítems pedidos se clasifiquen de acuerdo al depósito donde se encuentra la mercancía
• Reserva de stock: este es un paso que se agregó, donde el sector comercial puede determinar, en forma manual o en forma masiva, qué pedidos quiere priorizar y bloquear el stock para esos pedidos
• Control de crédito: esta operación se mantuvo sin modificaciones
• Preparación: ahora, este proceso se completa con la generación del remito. Para poder hacerlo, planificamos una mejora dentro de Plataforma ERP, para que el sistema permita confirmar la reserva de stock mediante el escaneo de artículos con sus códigos de barra
• Emisión de factura: con la nueva tarea programada de facturación automática, hay un “robotito” o proceso desatendido que se encarga de ir facturando los remitos
• Autorización de factura en AFIP: acá hay otro “robotito” que va hablando con AFIP y autorizando las facturas a medida que se generan
• Envío de facturas vía email: el cliente recibe la factura al final del día, cuando otro proceso desatendido se encarga de enviar exclusivamente las facturas autorizadas sin problemas por AFIP

Este nuevo proceso es en realidad un punto de partida, sobre el cual se pueden seguir construyendo más mejoras operativas. Los puntos de Plataforma 6048 que nos permitieron apalancar este proceso son:

1. Nueva tarea programada de autorización de comprobantes electrónicos
2. Nueva tarea programada de facturación automática de remitos
3. Nueva tarea programada de envío de facturas por email

De esta forma, el servicio de implementación permite maximizar el valor de la inversión de la empresa, incoporando de forma específica las funcionalidades que la fábrica de Plataforma va agregando.